Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i professionisti e le imprese, comprese le prestazioni professionali degli psicologi. Le fatture devono essere inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI), il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate, che permette la ricezione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche.

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1. Fatture Elettroniche: Scadenze e Modalità di Trasmissione

In generale, la fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Questa regola è stabilita dal DPR n. 633/1972, in cui l’articolo 21 fornisce le indicazioni necessarie per la corretta compilazione e trasmissione delle fatture.

Per comprendere meglio le modalità di emissione corretta e tempestiva della fattura elettronica, è utile considerare un esempio pratico.

Supponiamo che tu abbia effettuato una prestazione il 20 gennaio 2025. In questo caso, la fattura elettronica immediata può essere emessa:

• Il giorno stesso: in questo caso, la data dell’operazione (indicata nel campo “Data” del file XML) coinciderà con la data di emissione della fattura;
• Entro i 12 giorni successivi: quindi, entro il 1° febbraio 2025. In questo caso, la “Data dell’operazione” sarà sempre il 20 gennaio, mentre la data di emissione sarà quella di effettivo invio della fattura.

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Modalità di Trasmissione della Fattura Elettronica

Una volta emessa, la fattura elettronica deve essere trasmessa al SdI tramite il canale telematico previsto (tipicamente attraverso un software di fatturazione elettronica come Gesto o tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate). Il SdI si occupa di verificare la validità della fattura e la invia al destinatario (ad esempio, un altro professionista o un cliente).

Importante: È possibile che alcune fatture elettroniche siano soggette a verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, specialmente se il cliente è una pubblica amministrazione o se vi sono errori nei dati.

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Invio tardivo della fattura elettronica: come procedere

Se non hai inviato una fattura elettronica entro i termini previsti, è possibile regolarizzare la situazione versando una sanzione insieme alla trasmissione del documento.

A partire dal 1° settembre 2024, la sanzione per l’omissione, il ritardo o gli errori nella fattura elettronica ammonta al 70% dell’IVA relativa all’operazione, con un importo minimo di 300 euro.

Nel caso in cui il ritardo non influenzi la corretta liquidazione dell’IVA, la sanzione sarà una somma fissa, compresa tra 250 e 2.000 euro.

Per operazioni esenti, non imponibili, non soggette a IVA o soggette a regime di reverse charge, la sanzione sarà pari al 5% dell’importo, con un minimo di 300 euro.

L’importo finale della sanzione verrà determinato tenendo conto dei tempi di regolarizzazione, grazie all’applicazione del ravvedimento operoso.

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2. Fatture Sanitarie: Scadenze e Trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria

Oltre alla trasmissione delle fatture elettroniche generali, gli psicologi devono prestare attenzione anche alla trasmissione delle fatture sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (STS), che raccoglie le informazioni relative alle prestazioni sanitarie per consentire il rimborso delle spese da parte del Servizio Sanitario Nazionale (SSN).

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Scadenze per la Trasmissione delle Fatture Sanitarie

Le fatture sanitarie emesse da psicologi devono essere trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria in modo periodico. Generalmente, la trasmissione avviene in due momenti dell’anno precisi in base a quando le fatture, che si intende trasmettere, sono state incassate.

Ricordiamo che il Sistema Tessera Sanitaria funziona per principio di cassa. Questo significa che solo le fatture correttamente incassate da parte del professionista possono essere trasmesse al sistema.

Il seguente calendario si riferisce al trattamento dei dati spesa dell’anno 2025:

• 1° semestre 2025: tutti i documenti sanitari con data di pagamento dal 01/01/2025 al 30/06/2025 andranno trasmessi al Sistema TS entro e non oltre il 30 settembre 2025 (DM 8/2/2024)
• 2° semestre 2025: tutti i documenti sanitari con data di pagamento dal 01/07/2025 al 31/12/2025 andranno trasmessi al Sistema TS entro e non oltre il 2 febbraio 2026 (DM 8/2/2024)

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Invio tardivo della fattura sanitaria: cosa succede

Se non hai inviato una fattura sanitaria entro i termini previsti, puoi incorrere in sanzioni così definite:

• per le violazioni dell’adempimento trova applicazione la sanzione di 100 euro per ogni comunicazione (con un massimo di 50.000 euro)
• la sanzione non si applica se la trasmissione dei dati corretti è effettuata entro i cinque giorni successivi alla scadenza, o, in caso di segnalazione da parte dell’Agenzia delle entrate, entro i cinque giorni successivi alla segnalazione stessa
• se la comunicazione è correttamente trasmessa entro sessanta giorni dalla scadenza prevista, la sanzione è ridotta a un terzo con un massimo di 20.000 euro.

In merito al significato del termine “comunicazione” contenuto nella norma, l’Agenzia è dell’avviso che esso vada riferito a ogni singolo documento di spesa errato, omesso, o tardivamente inviato al Sistema tessera sanitaria, non rilevando il numero dei soggetti cui i documenti si riferiscono o il mezzo di trasmissione (uno o plurimi file).

In sostanza, “la sanzione di 100 euro si applica per ogni singolo documento di spesa, senza possibilità, per espressa previsione normativa, di applicare il cumulo giuridico di cui all’articolo 12 del d.lgs. n. 472 del 1997”.